Järjestätkö kokouksen, seminaarin tai yritysjuhlan? Tapahtuman onnistuminen alkaa hyvästä suunnittelusta. Mikaeli tarjoaa monipuoliset puitteet yritystapahtumille, mutta sujuvan kokemuksen varmistamiseksi on hyvä pitää mielessä muutama tärkeä seikka. Me täällä Mikaelissa olemme tukenasi jokaisessa tapahtuman vaiheessa, joten älä pelkää kysyä neuvoa tai mielipidettä. Voimme myös hoitaa tapahtumanne avaimet käteen -periaatteella!
Tämän check listin avulla voit varmistaa, että olet ottanut huomioon kaikki Mikaelin tarvitsemat tiedot tapahtumaasi varten:
- Tilan valinta ja osallistujamäärä
- Aikataulutus ja ohjelma
- Järjestyksenvalvonta ja naulakkopalvelu
- Ruokailu ja erityisruokavaliot
- Tekniikka ja lavakattaus
- Liputus ja koristelu
- Markkinointi ja näkyvyys
1. Tilan valinta ja osallistujamäärä
Ensimmäisenä usein tarvitaan arvio osallistujamäärästä. Mikaelissa on tarjolla useita eri kokoisia tiloja, jotka mukautuvat niin pieniin kuin suuriinkin tilaisuuksiin. Varmista, että varaat riittävän tilan kaikille osallistujille – näin varmistat mukavan ja turvallisen ympäristön. Alustava varaus määriteltyjen tilojen käyttöön ei vielä sido sinua mihinkään. Suunnitellaan yhdessä, missä tilaisuus olisi hyvä järjestää!
2. Aikataulutus ja ohjelma
Onko kyseessä seminaari vai juhla? Hyvin suunniteltu aikataulu on tärkeä tapahtuman sujuvuuden kannalta. Seminaareissa on hyvä varata riittävästi taukoja, jotta osallistujat pysyvät virkeinä ja voivat verkostoitua. Pidä huolta, että asiakkaat pääsevät tilaisuuteen ajoissa: mieti, monelta ovet avataan ja varaudu mahdollisiin aikataulumuutoksiin. Muistathan ilmoittaa Mikaelin henkilökunnalle mahdollisista muutoksista.
3. Järjestyksenvalvonta ja naulakkopalvelu
Tilaisuuden turvallisuus ja sujuva järjestely ovat aina etusijalla. Onko tilaisuuden luonne sellainen, että järjestyksenvalvojia (=ovimiehiä) tarvitaan? Mikaelin järjestyksenvalvojat ovat myös ensiaputaitoisia ja voivat auttaa esim. pääsylippujen tai nimentarkistuksen kanssa.
Muistathan, että tapahtumaturvallisuus on aina järjestäjän vastuulla. Me Mikaelissa autamme kartoittamaan tapahtuman vaatimukset ja tarjoamme osaavaa henkilökuntaa varmistamaan tapahtumasi turvallisuuden.
Lisäksi on hyvä pohtia, halutaanko tilaisuudessa tarjota narikkapalvelu vai onko itsepalvelunarikka sopivampi vaihtoehto.
Lisää tapahtumaturvallisuudesta voit lukea Tukesin sivuilta: https://tukes.fi/tapahtumaturvallisuus
4. Ruokailu ja erityisruokavaliot
Ruokailu on vieraan kannalta yksi merkittävimmistä osista tapahtumaa. Vältä nälkäkiukkua ja suunnittele tarvittavat tarjoilut huolellisesti etukäteen yhdessä ravintolamme kanssa. Mikaelissa on mahdollisuus valita esim. buffet tai pöytiin tarjoiltu ateria, riippuen tilaisuuden luonteesta. Isoissa useiden satojen ihmisten tilaisuuksissa cocktail-tilaisuus voi olla toimiva ratkaisu. Muista myös kysyä vieraiden erityisruokavaliot ajoissa, jotta kaikki voivat nauttia aterioistaan huoletta! Ravintolamme räätälöi tarjoilut toiveidenne mukaan tilaisuuteen sopiviksi.
5. Tekniikka ja lavakattaus
Salissa puhujalle on tarpeen varata mikrofoni, ja myös aulatiloissa tai ravintolassa voidaan tarvita äänentoistoa puheille. Lavalle saatetaan tarvita lisäksi puhujanpönttö tai esim. paneelipöytä. AV-tekniikka on olennainen osa sujuvien esitysten ja puheenvuorojen onnistumista, joten muista varmistaa etukäteen tarvittavat tekniset järjestelyt. Jos et tiedä mitä tekniikkaa tilaisuutesi tarvitsee, kerro meille visiosi, me mahdollistamme sen! Mainitse myös, jos tilaisuuteen on suunnitteilla musiikkiesitys.
Ennen tilaisuutta kannattaa toimittaa tekniselle vahtimestarille tarkka aikataulu saliohjelmasta. Näin teknikon on helppo seurata tilaisuuden kulkua ja varmistaa sen täydellinen tekninen onnistuminen.
6. Liputus ja koristelu
Haluatko tehdä tilaisuudestasi erityisen juhlavan? Mikaelissa on mahdollisuus liputtaa tapahtumanne kunniaksi Suomen lipulla, sekä lisäksi meiltä löytyy EU-lippu ja useampi EU-maan lippu. Järjestäjän omat liput ovat myös tervetulleita.
Entämä tunnelmavalaistus tai kukka-asetelmat ruokapöytiin tai puhujanpönttöön?
7. Markkinointi ja näkyvyys
Mikaeli tarjoaa mielellään apua tapahtumanne mainostamisessa, olipa kyseessä kokous tai juhla. Varmistathan ajoissa, haluatko meidän mainostavan tilaisuuttasi omissa kanavissamme, kuten sosiaalisessa mediassa ja verkkosivuillamme.
PSST: LUVAT
Kiinteistössämme on jatkuva tapahtumalupa sekä meiltä löytyy ajantasaiset pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat. Ravintolan anniskelulupa on klo 02 asti, mutta on tarvittaessa jatkettavissa klo 04 saakka. Jos tilaisuus aiheuttaa kovaa melua ulkotiloissa klo 22 jälkeen, on syytä harkita meluilmoituksen tekemistä. Meluilmoitus on kertaluontoinen ja maksullinen.
Näillä huomioilla varmistat, että tapahtuma on paitsi sujuva, myös mieleenpainuva kaikille osallistujille. Konsertti- ja kongressitalo Mikaelin tiimi on tukenasi kaikissa järjestelyissä. Ota rohkeasti yhteyttä tai pyydä tarjous!
Kaksi yhden hinnalla -kampanja voimassa 7.2.-14.2.2024 välisen ajan.
Su 18.2. klo 18 
To 22.2. klo 19 
La 2.3. klo 15 
La 9.3. klo 19 
Su 10.3. klo 15 
Pe 15.3. klo 19 
Ma 18.3. klo 19 
To 4.4. klo 19 
Liput myy lippu.fi
